お問合せ対応で気をつけていること

 

 

私どもパンフレット制作.jpに頂くお問合せへの対応のほとんどお電話からはじまります。その際に私どもでは敢えてお問合せ内容を最初から確認するようにしています。

 

お客様からすれば早く内容に入って欲しいと思われるかもしれませんがこれは省くことができな重要な点だと私どもでは認識しています。

 

それは会話の出発点(前提条件)が異なっているとどこで思い違いが出てきてしまい、結果としてお客様のデメリットになってしまうからです。
例えばパンフレットとお客様が仰っていても実は意図していたのはリーフレットだったりするとそもそもの料金が異なってきてしまいます。(これはそれぞれの言葉の定義に曖昧なところがあるからで起こってしまうのは仕方のないことです。)

 

この様にそれぞれの会話の出発点が違うと噛み合っている様に見える会話は実は全く噛み合っていないということが起こります。実際にこれは弊社に限らず様々場所で起こっています。

 

そしてこれはパンフレットや会社案内のデザインをしていく上でも同じことが言えます。お互いの出発点が異なっているとデザイン(終着点)はズレてきてしまいます。

 

そこで私どもでは普段から出発点をお客様と揃えるために敢えてもう一度確認させて頂いたりして出発点を揃えています。普段から行っていることでパンフレットや会社案内のデザインのご要望をお伺いする際にも自然とできるようになるのです。

 

お電話という対面よりもどうしても不利になってしまうコミュニケーション手段を使うことが多いからこそ鍛え上げられてきました。この様なコミュニケーションの基本をしっかり鍛えることが確かな実力に繋がっていきます。

 

会話の前提条件をしっかり揃えていくためにお客様には少し煩わしいと思われるかもしれませんが最終的にはお客様にもメリットになりますのでどうかお付き合い頂ければと思います。

 

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